Rechtbank Gelderland, 07-06-2017, ECLI:NL:RBGEL:2017:3275, C/05/318542 / KG ZA 17-172

De aanbestedende dienst heeft op 18 januari 2017 een Europese aanbestedingsprocedure aangekondigd voor het uitvoeren van schoonmaakwerkzaamheden. In het beschrijvend document staat in 1.1. dat “de aanbesteding wordt uitgevoerd conform de methodiek Best Value Procurement” (hierna: BVP-methodiek). In het beschrijvend document is verder onder meer het volgende opgenomen:

‘1.4 Best Value Procurement

De Aanbestedende dienst heeft ervoor gekozen om het onderscheidend vermogen van Inschrijvers aan te spreken door naast de prijs een zwaar accent op kwaliteit te leggen. De gemeente maakt hierbij gebruik van de methodiek van Best Value Procurement (of in het Nederlands: “Prestatie-inkoop”). Best Value Procurement (BVP) beoogt een maximale reductie te bewerkstelligen van de risico’s en een maximale benutting van de kansen bij de aanbesteding en uitvoering van de dienstverlening. De methodiek is erop gericht om de Opdracht aan die Inschrijver te gunnen die met zijn Inschrijving heeft aangetoond het beste de risico’s te minimaliseren en de kansen te benutten (de beste “performer” of “expert” kan de economisch meest voordelige Inschrijving opstellen). Deze expert kan naar verwachting samen met de opdrachtgever het beste de doelstellingen van de Opdracht realiseren.

(…)

Het BVP-proces kent de volgende filters op basis waarvan de expert wordt geselecteerd:

(…)

Bindende en informatieve documenten

BVP houdt in dat de Aanbestedende dienst zo min mogelijk randvoorwaarden en eisen stelt om maximale ruimte te bieden aan de Inschrijvers. Om Inschrijvers in staat te stellen een goede aanbieding te kunnen doen is alle relevante informatie bij de stukken gevoegd. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen bindende en informatieve documenten.

(…)

Projectdoelstellingen

De Aanbestedende dienst wenst een Overeenkomst aan te gaan voor schoonmaakdienstverlening, waarbij een partner wordt gezocht die in staat is vanuit een strategisch partnerschap met de Aanbestedende dienst de volgende projectdoelstellingen te realiseren:

Dat gedurende de eerste vier jaren van de overeenkomst gegroeid moet worden naar een inzet van tenminste 40% van het jaarlijkse bedrag voor de totale opdracht van mensen uit onderstaande doelgroepen. Hierbij geldt de volgende opbouw:

Eerste jaar tenminste 20%, tweede jaar tenminste 25%, derde jaar tenminste 30% en vanaf het vierde jaar tenminste 40%.

(…)

Een vorm van “Social return” is het keurmerk PSO (Prestatieladder Socialer Ondernemen). (…)

De Opdrachtgever geeft haar opdrachtnemers een korting op de Social Returnverplichting wanneer een geldig certificaat op trede 1, 2 of 3 of aspirant status, van de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) kan worden overlegd gedurende de looptijd van het betreffende contract.

(…)

De korting is als volgt opgebouwd:

PSO trede 3 80% van de SROI inzet in het betreffende jaar

PSO trede 2 50% van de SROI inzet in het betreffende jaar

PSO trede 1 20% van de SROI inzet in het betreffende jaar

Aspirant status 5% van de SROI inzet in het betreffende jaar

Geen status 0% van de SROI inzet in het betreffende jaar

Opdracht

Om de in paragraaf 2.2 beschreven doelstellingen te realiseren is de Aanbestedende dienst op zoek naar een expert. De volgende onderdelen maken onderdeel uit van de vraagscope:

A. Reguliere schoonmaak

Naast reguliere schoonmaakwerkzaamheden wordt hier mede onder verstaan:

(…)

D. Buiten de vraagscope valt:

(…)

- Periodiek vloeronderhoud tapijt en marmer

(…)

Bijlage I

Tabel EMVI – criteria

2a. Prestatie-onderbouwing (kwaliteitscriterium)

Beoordelingspunten

1. De Inschrijver toont aan waarom hij in staat is de projectdoelstellingen te kunnen realiseren binnen de gestelde randvoorwaarden (kaders).

2. Inschrijver onderbouwt de Prestatie-onderbouwing met verifieerbare uitvoeringsinformatie.

3. Inschrijver laat zien de opdracht te doorgronden.

4. De Prestatie-onderbouwing is SMART omschreven.

5. Inschrijver toont ambitie en commitment.

Doelstelling gemeente

Inschrijver toont aan dat hij de Opdracht doorgrondt en met zijn oplossingsrichting de projectdoelstellingen van de Aanbestedende dienst kan realiseren.

2b. Risicodossier (kwaliteitscriterium)

Beoordelingspunten

1. Identificatie belangrijkste risico’s en effectieve beheersmaatregelen onderbouwd met verifieerbare uitvoeringsinformatie.

2. Inschrijver toont met zijn risicodossier aan dat hij in staat is de (gevolgen van) risico’s voor het project te minimaliseren.

3. De risico’s, beheersmaatregelen en verifieerbare uitvoeringsinformatie zijn SMART omschreven.

4. Ambitie en mate waarin Opdrachtnemer pro actief de belangen van opdrachtgever behartigt.

Doelstelling gemeente

Risico’s beheersen ten behoeve van het realiseren van de projectdoelstellingen.

2c. Kansendossier (kwaliteitscriterium)

Beoordelingspunten

1. Identificatie belangrijkste kansen onderbouwd met verifieerbare uitvoeringsinformatie.

2. Identificatie effectieve maatregelen om kansen te benutten.

3. De kansen en de onderbouwing zijn SMART omschreven.

4. Ambitie en mate waarin Opdrachtnemer pro actief de belangen van opdrachtgever behartigt.

Doelstelling gemeente

Kansen maximaliseren om waarde toe te voegen aan de projectdoelstellingen.

(…)

Beoordeling van de gunningcriteria

Welke Inschrijver de Economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan wordt aan de hand van de volgende subcriteria bepaald.

1. De Inschrijfprijs (deze mag met ingang van 01-01-2019 geïndexeerd worden met de CBS-index cao-lonen schoonmaak)

2. Kwaliteit:

a. Prestatie-onderbouwing

b. Risicodossier

c. Kansendossier

d. Interviews Sleutelfunctionarissen

De uitwerking en de maximale waardering van de bovenstaande criteria is weergegeven in de tabel EMVI-criteria in bijlage I van dit Beschrijvend document. De aanbestedende dienst wijst er nadrukkelijk op, dat in deze bijlage ook de beoordelingspunten ten aanzien van de genoemde subcriteria inzake kwaliteit zijn opgenomen.

In het in bijlage I opgenomen “Rekenblad EMVI” staat, per criterium, de maximaal toe te kennen kwaliteitswaarde vermeld. Het berekeningsresultaat van het rekenblad is de “Fictieve inschrijfprijs”. Deze wordt verkregen door de opgegeven inschrijfprijs te verminderen of te vermeerderen met de “Totale kwaliteitswaarde” die de Inschrijver heeft gescoord. De Inschrijving die op grond van dit rekenblad de laagste Fictieve inschrijfprijs heeft, is de Economisch meest voordelige inschrijving.

Let op:

Om in aanmerking te komen voor de interviews moet Inschrijver een gewogen gemiddelde 6 of hoger voor de kwalitatieve documenten: Prestatie-onderbouwing, Risico- en Kansendossier (2a t/m 2c). De totale gescoorde kwaliteitswaarde van de Inschrijving op deze onderdelen moet minimaal € 0 (nul) zijn om in aanmerking te komen voor de interviews. Een Inschrijver die op genoemde onderdelen een gewogen gemiddelde lager dan een 6 scoort en dus een bijtelling heeft, gaat niet door naar de interviews en komt derhalve niet meer voor gunning in aanmerking. Zijn Inschrijving wordt dan terzijde gelegd.

(…)’

CSU heeft tijdig een inschrijving gedaan. Deze inschrijving bestaat (onder meer) uit een prestatieonderbouwing, een risico- en een kansendossier. De prestatieonderbouwing vermeldt voor zover thans van belang het volgende:

‘Bewering 4: Wij voldoen aan uw eis met betrekking tot Social Return (doelstelling E)

Het huidige inzetpercentage van medewerkers uit Social Return is bij ons bedrijfsbreed 18,3%.

Wij zijn PSO-gecertificeerd. Deze benoeming kregen wij vanwege onze initiatieven en resultaten op het gebied van duurzame inzetbaarheid en verzuimpreventie en vanwege onze begeleiding voor medewerkers uit Social Return en onze behaalde resultaten op dat vlak. 2.583 van de 15.302 (dus 17%) van onze medewerkers in 2016 zijn ooit vanuit een uitkeringsinstantie bij ons in dienst getreden (-‘SROI’ers’). 18% (471 van 2.583) van onze SROI’ers die in 2016 werkzaam waren, zijn doorgegroeid naar een volledige (vaste) baan.’

Het risicodossier vermeldt voor zover thans van belang het volgende:

‘Risico 2: De tapijtreiniging valt buiten de scope, terwijl meer dan driekwart van de vloerafwerking in het Stadhuis uit tapijt bestaat. Dit is een risico voor het behalen van doelstelling B ‘Alle locaties zijn op ieder moment schoon, representatief en functioneel’ en doelstelling C ‘Opdrachtnemer heeft oog voor klanttevredenheid en hospitality’.

Waarom is dit een risico?

Uit onderzoek van marktonderzoeksbureau Ipsos blijkt dat 16% van de werknemers zich ergert aan vieze vloeren. Tapijtreiniging valt buiten de scope, dit betekent dat het tapijt in het Stadhuis een grondige reiniging krijgt. Doordat de tapijtvloeren een groot gedeelte van het Stadhuis beslaan, valt vervuiling hier als eerste op. Wanneer dit er door het ontbreken van het jaarlijks noodzakelijke onderhoud slecht verzorgd uitziet, voldoen wij niet aan doelstelling B ‘Alle locaties zijn op ieder moment schoon, representatief en functioneel’ en doelstelling C ‘Opdrachtnemer heeft oog voor klanttevredenheid en hospitality’.

Beheersmaatregel

Door het plaatsen van een Cleaningkit op iedere verdieping van het Stadhuis, kunnen gebouwgebruikers of schoonmaakmedewerker die op dat moment in de buurt is direct ingrijpen wanneer er bijvoorbeeld een kop koffie over het tapijt valt. Hierdoor kan vervuiling direct worden verwijderd, zodat de beleving van gebouwgebruikers niet daalt. Naast tapijtreiniging zit er ook een luchtverfrisser en kledingreiniger in de Cleaningkit om juist beleving te verhogen voor gebruiker zelf.

Daarnaast adviseren wij ook de jaarlijkse grondige reiniging van het tapijt door ons te laten uitvoeren.

Onderbouwing van de effectiviteit van de maatregel met verifieerbare uitvoeringsinformatie

Het gebruik van Cleaningkits binnen representatieve kantooromgevingen zorgt ervoor dat gebouwgebruikers zelf invloed hebben op de hygiënekwaliteit, daarbij worden vlekken direct verwijderd zodat langdurige vervuiling wordt verminderd.’

Bij brief van 22 maart 2017 van de heer [naam] , werkzaam als Senior Inkoper bij de gemeente Apeldoorn, is namens de aanbestedende dienst aan CSU onder meer het volgende bericht:

‘In het kader van de Europese aanbesteding “Schoonmaak Gemeente Apeldoorn 2017”, hebben wij van uw organisatie een inschrijving ontvangen.

De beoordeling van de stappen I, II en III van de Inschrijvingen is op basis van de beschrijving in hoofdstuk 4 in het Beschrijvend document doorlopen.

Bij de anonieme beoordeling van stap III is daarbij gebleken dat uw Inschrijving voor de Prestatie-onderbouwing, het Risicodossier en het Kansendossier een lager gewogen gemiddelde behaald heeft dan een 6 en dat uw inschrijving dus een bijtelling heeft, waardoor u niet in aanmerking komt voor deelname aan de interviewronde en derhalve ook niet voor gunning zoals is beschreven in § 4.4 van het Beschrijvend document.

(…)

a. Prestatie-onderbouwing

Inschrijver laat met zijn beweringen onvoldoende zien dat hij de opdracht doorgrondt en waarom hij in staat is de projectdoelstellingen te realiseren. Bij de meeste beweringen is onvoldoende verifieerbare uitvoeringsinformatie gegeven en is de informatie niet SMART omschreven. Cijfers zijn onvoldoende onderbouwd. Er wordt veel informatie gegeven over hoe men zaken gaat uitvoeren, maar niet waaruit blijkt dat deze aanpak er toe leidt dat de projectdoestellingen waargemaakt worden. (…)

Inschrijver heeft de gevraagde planning bij dit onderdeel niet aangeleverd.

Dit heeft geresulteerd in een beoordelingscijfer 4.

b. Risicodossier

(…)

Inschrijver noemt twee risico’s. Daarbij ontbreken enkele veel genoemde risico door andere inschrijvers. Het eerste risico wordt terecht genoemd en de beheersmaatregel is ook goed. Het tweede risico is ook aanwezig maar de beheersmaatregel betreft werkzaamheden die inschrijver op grond van de af te sluiten overeenkomst toch al zou moeten uitvoeren. Bovendien is de beheersmaatregel niet onderbouwd met verifieerbare uitvoeringsinformatie.

Alles overwegend concludeert de beoordelingscommissie, dat Inschrijver met zijn Risicodossier onvoldoende heeft aangetoond de risico’s te kunnen beheersen ten behoeve van het realiseren van de projectdoelstellingen, daarom is hiervoor een beoordelingscijfer 4 gegeven.

(…)

Conclusie

De bovenstaande beoordelingen voor de kwalitatieve documenten resulteren voor CSU in een totale kwaliteitswaarde van € 119.052 (bijtelling). Dit betekent dat CSU niet in aanmerking komt voor de interviews en niet verder wordt meegenomen in de procedure.

Derhalve komt CSU niet voor gunning in aanmerking.

(…)’